Khoản 2, Điều 14, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định:
“….Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.”
Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng không quy định việc lưu trữ bản sao chứng thực từ bản chính.
Người dân đến làm thủ tục tại Bộ phận Một cửa huyện Diên Khánh
Tuy nhiên, Khoản 10, Điều 1, Nghị định 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:
“10. Sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 20 như sau:
5. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân được lưu trữ tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh để phục vụ việc tích hợp, chia sẻ, tra cứu thông tin, dữ liệu, sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
Trên cơ sở này, hiện tại Phần mềm Một cửa đòi hỏi phải scan lưu kết quả chứng thực bản sao từ bản chính mới có thể bấm giao trả cho công dân. Tuy nhiên, việc này bất cập với quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ, đồng thời nảy sinh nhiều khó khăn trong thực tế như sau:
- Số lượng hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính tại Bộ phận Một cửa UBND cấp huyện và UBND cấp xã hàng năm rất lớn (trung bình hơn 20 hồ sơ/ngày; thời gian cao điểm như trước thềm năm học mới hay thực hiện chế độ, chính sách có thể lên đến gần 100 hồ sơ/ngày). Trong khi nhiều đơn vị cấp xã hiện chỉ bố trí 01 công chức Tư pháp – Hộ tịch, đảm nhiệm cùng lúc nhiều đầu việc; nếu scan tất cả hồ sơ chứng thực sẽ khiến khối lượng công việc chứng thực quá tải.
- Trường hợp hồ sơ chứng thực nhiều trang như hộ chiếu, sổ hộ khẩu, học bạ,…thì việc scan lưu tốn rất nhiều thời gian.
- Bộ phận Một cửa có bố trí máy scan nhưng đây là máy dùng chung, phục vụ nhiều thủ tục hành chính khác như văn hóa, xã hội, đất đai,…Nếu muốn thực hiện số hóa kết quả chứng thực, cần bố trí máy scan chuyên dụng, tốc độ cao dành riêng cho bộ phận Tư pháp, trong khi kinh phí các địa phương chưa thể bố trí.
UBND huyện Diên Khánh đã có Công văn số 113/UBND ngày 13/01/2022 gửi UBND tỉnh và Sở Tư pháp kiến nghị về vấn đề này. Ngày 19/01/2022, Sở Tư pháp đã có Công văn số 79/STP-HCTP trả lời UBND huyện Diên Khánh, đề nghị ghi nhận ý kiến này của UBND huyện Diên Khánh và tiếp tục kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét./.
Nguyễn Bích Thủy